Как провести продуктивное совещание?
Совещания всегда были и остаются одним из наиболее предпочитаемых инструментов управления. Большие задания становятся комплексными, так как полномочий и компетенций одного сотрудника часто недостаточно для эффективной работы компании. Однако многие менеджеры скептически относятся к необходимости собирать совещания.
Это связано с тем, что часто обсуждаются темы, не имеющие отношения к основной проблеме. Участники ведут беседы на повышенных тонах, перебивают друг друга и пересекают границы допустимого. В результате, люди покидают совещания морально выжатыми, как лимоны, и без четкого плана действий или конкретных договоренностей. Поэтому скепсис становится вполне оправданным.
Если задать себе вопрос: «Чего на самом деле хотят участники совещаний?», можно прийти к интересным выводам.
В этой статье мы хотим поделиться своим опытом проведения совещаний и несколькими секретами, которые помогли нам существенно повысить эффективность групповых встреч, проведя аналогию с известной игрой в «Мафию».
«Мафия», как и большинство игр, имеет ведущего, чья задача — провести игроков через весь игровой цикл без непосредственного участия в процессе. На совещании аналогичную роль выполняет Интегратор, который помогает участникам сосредоточиться на поставленной задаче и не отвлекаться на обсуждение проблем, не подлежащих решению в рамках встречи. Это способствует ускорению процесса общения.
Важный этап игры «Мафия» — распределение ролей. На совещание мы приглашаем только тех сотрудников, которые могут помочь в выработке решения. Как и любая игра, «Мафия» подчиняется определенным правилам. Какие из этих правил мы можем использовать на совещании, чтобы повысить его эффективность?
- У нас должна быть четкая задача: необходимо ясно определить цель совещания.
- Роли — у каждого участника есть своя роль и позиция. На совещаниях это также важно: кто-то устанавливает правила, кто-то следит за порядком.
- Правила проведения — каждая игра имеет свои правила, и совещания также должны подчиняться определенному регламенту.
- Не стоит забывать, что в каждой игре есть тайминг, который нельзя нарушать. На совещаниях начало, перерывы и окончание должны соответствовать временным ограничениям. Время на выступление каждого участника должно быть фиксированным. Понимая это правило, участники будут приходить на совещание более подготовленными, зная, что у них, к примеру, есть всего три минуты на выступление.
- Каждая игра подчиняется определенной стратегии. В рабочих встречах это повестка дня. Именно она определяет, насколько глубоко будут прорабатываться задачи.
Тема совещаний достаточно сложная. Мы посвятили много времени проработке деталей и создали курс «Модерирование совещаний». На нем вы узнаете, как извлекать максимум из встречи с минимальными временными и эмоциональными затратами участников, а также как с помощью модерации объединить команду, направив ее энергию и идеи на работу над общими целями.
Ждем вас на курсе!
Зв'яжіться з нами:
- +380974450300
- ota.group.info@gmail.com
