Бізнес-процеси допомагають зміцнити структуру компанії та налагодити горизонтальні взаємодії. Правильне моделювання бізнес-процесів не тільки сприяє ефективному управлінню і запобіганню помилок, але й систематизує діяльність. Іншими словами, ефективність бізнесу безпосередньо залежить від якості бізнес-процесів. Однак перед реформуванням цих процесів важливо визначити, на якому етапі життєвого циклу перебуває компанія.
Системи бізнес-процесів для молодої та зрілої компанії будуть відрізнятися, адже на різних етапах розвитку потрібні різні рішення. Внесення змін без урахування поточного життєвого циклу може зашкодити компанії і навіть призвести до її передчасної деградації.
Види бізнес-процесів
Бізнес-процес — це серія повторюваних дій компанії в певній послідовності, спрямованих на досягнення її цілей. Приклади бізнес-процесів: прийом на роботу та адаптація співробітника, закупівля та впровадження програмного забезпечення, створення рекламних матеріалів і їх розсилка.
В кожній компанії є свої бізнес-процеси, але ми, як люди, не застраховані від помилок. Тому при впровадженні бізнес-процесів важливо проводити навчання. Якщо виникають помилки, їх слід аналізувати та вносити зміни, щоб процеси були зрозумілі всім.
Будь-який бізнес-процес потребує циклічного перегляду, щоб залишатися актуальним. Саме тому прописуються основні процеси, щоб їх можна було вчасно оновлювати.
Симптоми проблем з бізнес-процесами
- Задоволеність систематизацією: наскільки ви задоволені систематизацією своїх бізнес-процесів? Чи відчуваєте ви постійний форс-мажор?
- Помилки в роботі: як часто у вас виникають помилки під час роботи, і як часто вони повторюються?
- Залежність від ключових співробітників: чи є у вас залежність від окремих працівників? Це один з показників слабкої систематизації бізнес-процесів.
- Зони відповідальності: наскільки чітко прописані зони відповідальності між департаментами? Чи виникають конфлікти відповідальності? Чи ухиляються менеджери від відповідальності або перекладають її на інших?
Наявність одного або кількох із цих симптомів може вказувати на проблеми у ваших бізнес-процесах. Якщо їх не налагодити і не систематизувати, ви ризикуєте знизити ефективність роботи і навіть потрапити в хаос.
Опис бізнес-процесів
Опис бізнес-процесу — це алгоритм дій співробітників і відділів, який спрямований на систематизацію дій, розподіл відповідальності між учасниками та оптимізацію самого процесу. Це необхідно для забезпечення ефективного застосування і працездатності бізнес-процесів у реальному житті.
Опис бізнес-процесів може призводити до бюрократизації, і багато скарг на процеси пов’язані з тим, що вони описані, але залишаються без дій. Тому важливо прописувати бізнес-процеси послідовно.
Спочатку необхідно визначити кілька пріоритетних процесів і почати з них, оскільки описати всі процеси одночасно неможливо.
Для команди важливо погодити єдиний підхід до опису бізнес-процесів, який буде корисний для всіх учасників.
Як описувати бізнес-процеси?
Інструменти для опису бізнес-процесів обираються залежно від стадії життєвого циклу компанії, наявності ресурсів та готовності до серйозних кадрових змін.
Щоб грамотно описати бізнес-процеси, спочатку потрібно визначити умови їх початку і завершення, а також встановити межі для управління ними.
Перед початком роботи над бізнес-процесами корисно провести мозковий штурм, щоб виявити проблеми, що виникають у поточних процесах. Для цього можна задати питання, наприклад: які труднощі ми маємо в процесі закупівель?
Перш ніж моделювати бізнес-процес, важливо зрозуміти, які проблеми потрібно вирішити. В іншому випадку процес буде описаний, але акцент буде зроблений не на тих аспектах, які приносять основний ефект компанії.
Бізнес-процеси можна описувати у вигляді алгоритмів, таблиць і чек-листів.
Що важливо знати
- Відповідальність за різні процеси може розмиватися, тому використовуються матриці відповідальності. Вони допомагають скласти перелік бізнес-процесів і закріпити за ними відповідальність. Якщо процеси не назвати і не зібрати в одному місці, їх буде неможливо відстежувати.
- Простим процесам не завжди потрібне формальне описання, якщо вони достатньо зрозумілі.
- Описувати та відстежувати такі процеси можуть керівники відділів.
- У складних випадках опис бізнес-процесів, що призводять до значних конфліктів, може відрізнятися. Спочатку слід описати їх за принципом «як є», а потім, проаналізувавши всі проблеми, перейти до опису за принципом «як має бути».
- В першу чергу необхідно звернути увагу на крос-функціональні процеси, які охоплюють кілька відділів.
- Запрошення зовнішнього консультанта, який описує бізнес-процеси компанії замість вас, не буде результативним. Для ефективного опису бізнес-процесів важливо зібрати групу співробітників, які безпосередньо беруть участь у їх виконанні. Також необхідно, щоб у цій групі був людина з повноваженнями для ухвалення рішень, а також спеціаліст з досвідом або знаннями в описі бізнес-процесів.
Якщо в команду для опису бізнес-процесів не включити співробітників, які будуть з ними працювати, в майбутньому ці процеси можуть не використовуватися або викликати додаткові конфлікти через скарги на надмірну бюрократію чи неправильну послідовність.
Ми розповімо, як ефективно управляти діалогом всередині компанії та робочими групами, а також як їх організувати, щоб бізнес-процеси розвивалися в результаті цього взаємодії. Приєднуйтесь до нашого тренінгу «Результативні бізнес-процеси: опис та впровадження в структуру компанії» за посиланням.