Наради завжди були й залишаються одним із найбільш поширених інструментів управління. Великі завдання стають комплексними, оскільки повноважень і компетенцій одного співробітника часто недостатньо для ефективної роботи компанії. Проте багато менеджерів скептично ставляться до необхідності проводити наради.
Це пов’язано з тим, що часто обговорюються питання, які не стосуються основної проблеми. Учасники сперечаються на підвищених тонах, перебивають одне одного й переходять межі дозволеного. Як результат, люди виходять з нарад морально виснаженими, немов вичавлені лимони та без чіткого плану дій або конкретних домовленостей. Таким чином, скептицизм виглядає цілком виправданим.
Якщо поставити запитання: «Чого насправді прагнуть учасники нарад?», можна дійти цікавих висновків.
У цій статті ми хочемо поділитися своїм досвідом проведення нарад і кількома секретами, які допомогли нам значно підвищити ефективність групових зустрічей, використовуючи аналогію з відомою грою «Мафія».
«Мафія», як і більшість ігор, має ведучого, чиє завдання — провести гравців через весь ігровий цикл без прямої участі в процесі. На нараді таку ж роль виконує модератор, який допомагає учасникам зосередитися на поставленому завданні та уникати обговорення питань, які не належать до порядку денного зустрічі. Це сприяє прискоренню процесу спілкування.
Важливим етапом гри «Мафія» є розподіл ролей. На наради ми запрошуємо тільки тих співробітників, які можуть допомогти у виробленні рішень. Як і будь-яка гра, «Мафія» підпорядковується певним правилам. Які з цих правил ми можемо застосувати на нараді, щоб підвищити її ефективність?
-
- Має бути чітко поставлене завдання: необхідно ясно визначити мету наради.
-
- Ролі — кожен учасник має свою роль і позицію. На нарадах це також важливо: хтось встановлює правила, хтось стежить за порядком.
-
- Правила проведення — кожна гра має свої правила, і наради теж мають дотримуватися певного регламенту.
-
- Не можна забувати, що в кожній грі є таймінг, якого слід дотримуватися. На нарадах початок, перерви й завершення повинні відповідати часовим обмеженням. Час для виступу кожного учасника має бути фіксованим. Усвідомлюючи це правило, учасники будуть приходити на нараду більш підготовленими, знаючи, що мають, наприклад, лише три хвилини на виступ.
-
- Кожна гра підпорядковується певній стратегії. На робочих зустрічах це порядок денний, який визначає, наскільки глибоко розглядатимуться питання.
Тема проведення нарад є доволі складною. Ми присвятили багато часу розробці деталей і створили курс «Модерування нарад». На ньому ви дізнаєтеся, як отримати максимум від зустрічі за мінімальних часових та емоційних витрат учасників, а також як за допомогою модерації об’єднати команду, спрямовуючи її енергію й ідеї на роботу над спільними цілями