Створення організаційної структури – це процес, який для багатьох є надзвичайно складним і часто викликає чимало запитань та сумнівів.
Інколи здається, що для того, аби сформувати ефективну структуру, необхідно залучити якомога більше людей і врахувати думки кожного, хто буде до неї долучений.
Однак у багатьох випадках це рішення викликає заперечення серед керівників або власників бізнесу. Вони можуть вважати, що «демократія призведе до анархії», і якщо кожному дати право висловити свою думку, це лише створить хаос. Зазвичай така реакція обумовлена бажанням контролювати процес.
Вище керівництво часто має переконання, що вони краще знають, як має виглядати структура, і тому рішення повинні прийматися “зверху”. Вони бояться, що занадто демократичний підхід призведе до втрати контролю, знижуватиме ефективність і створюватиме додаткові труднощі в управлінні.
Така модель управління зазвичай є наслідком традиційних уявлень про організацію бізнесу, де чітка ієрархія і централізоване прийняття рішень розглядаються як основа стабільності.
Проте в умовах сучасного бізнес-середовища, коли швидкість змін і потреба в інноваціях набувають все більшого значення, багато організацій розуміють, що залучення більшої кількості людей до формування організаційної структури може сприяти більшій гнучкості і кращій адаптації до змін. адже часто вважається, що «демократія призведе до анархії», а якщо кожному дати право висловитися, то виникне тільки хаос.
Чому важливо залучати людей до процесу прийняття рішень?
Коли до процесу ухвалення рішень залучаються люди, яких ці зміни безпосередньо стосуються, вони можуть почати опиратися, захищаючи свої «зручні» позиції. І хоча це може створити додаткові труднощі, набагато гірше, коли протест чи невдоволення спалахнуть уже після ухвалення рішення. В такому разі у вас не буде часу на підготовку контраргументів і виправдання свого вибору.
Головний момент тут – залучати людей до обговорення на етапі прийняття рішення. Згідно методології Іцхака Адізеса, ключовим фактором успіху є залучення до процесу тих, хто буде реалізовувати ці зміни. Якщо всі зацікавлені сторони зможуть висловити свою думку до ухвалення остаточного рішення, це дозволить зрозуміти, де можуть виникнути протиріччя і конфлікти, а також підготувати відповідь на них.
Цей підхід не тільки допомагає уникнути подальших проблем, але й часто веде до поліпшення кінцевого результату. Адже чим більше різних точок зору обговорюється, тим більш ефективним може бути знайдений компроміс.
Різниця у думках часто веде до прийняття більш збалансованих і обґрунтованих рішень.
Структурні проблеми організацій та «оползневий ефект»
Зазвичай організаційні структури формуються не за жорстким планом, а органічно – вони еволюціонують в процесі роботи компанії. В умовах швидкого зростання часто приймаються оптимістичні бюджети, бізнес зосереджується на розширенні і рості, що призводить до формування нових робочих місць без ретельного планування.
Інколи люди наймаються «на всяк випадок» – так, аби не було нестачі кадрів у майбутньому.
Такий підхід, який Адізес часто називав «оползнем», може призвести до значних проблем у майбутньому: до непотрібних витрат на зарплати працівників, які не приносять цінності бізнесу, і до зростання майбутніх витрат на виплати при звільненні.
У результаті на компанії залишаються «тіньові» співробітники, що не можуть внести реальний вклад у розвиток підприємства.
Як уникнути проблеми «оползня»?
Один з варіантів вирішення цієї проблеми – це стратегічний підхід до формування організаційної структури.
Важливо не просто реагувати на кожну проблему окремо, а шукати системні рішення. Це може означати перегляд функцій і обов’язків співробітників, оптимізацію штатного розкладу та планування на кілька років вперед. Особливо важливо враховувати баланс між «новими» і «старими» співробітниками, аби уникнути конфліктів і створення бар’єрів для ефективної комунікації в організації.
У таких випадках, як показує досвід, для розв’язання проблеми зазвичай залучають службу по персоналу, яка займається відповідним консультуванням і підтримкою.