Бизнес-процессы помогают укрепить структуру компании и наладить горизонтальные взаимодействия. Правильное моделирование бизнес-процессов не только способствует эффективному управлению и предотвращению ошибок, но и систематизирует деятельность. Иными словами, эффективность бизнеса напрямую зависит от качества бизнес-процессов. Однако прежде чем реформировать эти процессы, важно определить, на каком этапе жизненного цикла находится компания.
Системы бизнес-процессов для молодой и для зрелой компании будут различаться, так как на разных этапах жизни требуются разные решения. Если вносить изменения, не учитывая текущий жизненный цикл, это может навредить компании и даже привести к ее преждевременной деградации.
Виды бизнес-процессов
Бизнес-процесс — это серия повторяющихся действий компании в определённой последовательности, направленных на достижение её целей. Примеры бизнес-процессов: прием на работу и адаптация сотрудника, закупка и запуск программного обеспечения, создание рекламных материалов и их рассылка.
Существуют различные виды бизнес-процессов:
У каждой компании есть свои бизнес-процессы, но мы, как люди, не застрахованы от ошибок. Поэтому при внедрении бизнес-процессов важно проводить обучение. Если возникают ошибки, их следует анализировать и вносить изменения, чтобы процессы были понятны всем.
Любой бизнес-процесс требует циклического пересмотра, чтобы оставаться актуальным. Именно поэтому прописываются основные процессы, чтобы их можно было своевременно пересматривать.
Симптомы проблем с бизнес-процессами
Удовлетворенность систематизацией: Насколько вы довольны систематизацией своих бизнес-процессов? Не ощущаете ли вы постоянный форс-мажор?
Ошибки в работе: Как часто у вас возникают ошибки в процессе работы, и как часто они повторяются?
Зависимость от ключевых сотрудников: Есть ли у вас зависимость от отдельных сотрудников? Это один из признаков слабой систематизации бизнес-процессов.
Зоны ответственности: Насколько четко прописаны зоны ответственности между департаментами? Не возникают ли конфликты ответственности? Уходят ли менеджеры от ответственности или перекладывают её на других?
Наличие одного или нескольких из этих симптомов может указывать на проблемы в ваших бизнес-процессах. Если их не наладить и не систематизировать, вы рискуете снизить эффективность работы и даже погрузиться в хаос.
Описание бизнес-процессов
Описание бизнес-процесса — это алгоритм действий сотрудников и отделов, который направлен на систематизацию действий, распределение ответственности среди участников и оптимизацию самого процесса. Это необходимо для обеспечения эффективного применения и работоспособности бизнес-процессов в реальной жизни.
Описание бизнес-процессов часто приводит к бюрократизации, и многие жалобы на процессы связаны с тем, что они описаны, но остаются бездействующими. Поэтому важно прописывать бизнес-процессы последовательно.
Сначала необходимо определить несколько приоритетных процессов и начать именно с них, так как описывать все процессы одновременно невозможно.
Для команды важно согласовать единый подход к описанию бизнес-процессов, который будет полезен для всех участников.
Как описывать бизнес-процессы?
Инструменты для описания бизнес-процессов выбираются в зависимости от стадии жизненного цикла компании, наличия ресурсов и готовности к серьезным кадровым изменениям.
Чтобы грамотно описать бизнес-процессы, сначала необходимо определить условия их начала и завершения, а также установить границы для управления ими.
Перед началом работы над бизнес-процессами полезно провести мозговой штурм, чтобы выявить проблемы, возникающие в текущих процессах. Для этого можно задать вопросы, например: какие сложности у нас есть в процессе закупок?
Прежде чем моделировать бизнес-процесс, важно понять, какие проблемы нужно решать. В противном случае процесс будет описан, но акцент будет сделан не на тех аспектах, которые приносят основной эффект компании.
Бизнес-процессы можно описывать в виде алгоритмов, таблиц и чек-листов.
О чем важно знать
1. Ответственность за различные процессы может размываться, поэтому используются матрицы ответственности. Они помогают составить перечень бизнес-процессов и закрепить за ними ответственность. Если процессы не назвать и не собрать в одном месте, их будет невозможно отслеживать.
2. Простые процессы не всегда требуют формального описания, если они достаточно понятны.
3. Описывать и отслеживать такие процессы могут руководители отделов.
4. В сложных случаях описание бизнес-процессов, приводящих к значительным конфликтам, может отличаться. Сначала следует описать их по принципу «как есть», а затем, проанализировав все проблемы, перейти к описанию по принципу «как должно быть».
5. В первую очередь необходимо уделить внимание кросс-функциональным процессам, которые охватывают несколько отделов.
6. Приглашение внешнего консультанта, который опишет бизнес-процессы компании вместо вас, не будет результативным. Для эффективного описания бизнес-процессов важно собрать группу сотрудников, которые непосредственно участвуют в их выполнении. Также необходимо, чтобы в этой группе был человек, обладающий полномочиями для принятия решений, а также специалист с опытом или знаниями в области описания бизнес-процессов.
Если в команду по описанию бизнес-процессов не включить сотрудников, которые будут с ними работать, в будущем эти процессы могут не использоваться или вызывать дополнительные конфликты из-за жалоб на излишнюю бюрократию или неправильную последовательность.
Мы расскажем, как управлять диалогом внутри компании и рабочими группами, а также как их создавать, чтобы бизнес-процессы развивались в результате этого взаимодействия. Присоединяйтесь к тренингу «Результативные бизнес-процессы: описание и внедрение в структуру компании». Ссылка на тренинг.
Контакты:
- +380508407205
- ota.group.info@gmail.com